Vad innebär kommunikation i allmänhetens tjänst?

Nu är vi framme vid punkt 9 i rapporten från Lunds universitet ”Kommunikativa offentliga organisationer – Strategisk kommunikation som bygger relationer och förtroende”. Den heter ”Ta fasta på allmänhetens intressen!” och det är väl precis det en offentlig organisation ska göra? En offentlig organisation i Sverige lyder antingen under staten, regionen eller kommunen och har i uppdrag att bevaka och/eller hantera frågor inom ett specifikt område.

Med andra ord handlar de flesta offentliga organisationers uppdrag mycket om kommunikation. Organisationen ska hålla sig uppdaterad inom sitt område, vara lyhörd för vad allmänheten tycker/vill/behöver veta inom detta område och dessutom förmedla kunskap till dem som behöver det på olika nivåer i samhället. Alltså är det inte alls underligt att det finns många specialister på kommunikation – det vill säga kommunikatörer – i offentlig verksamhet.

Hur många kommunikatörer behövs det egentligen?

Samtidigt brukar antalet kommunikatörer i offentliga organisationer ifrågasättas. Jag tror personligen att det handlar om en missuppfattning kring vad kommunikatörernas roll är. Det är nog många som tror att en kommunikatörs uppgift är att till varje pris skapa en positiv bild av organisationen, när det i själva verket handlar om att skapa samhällsnytta genom att se till att hela informationsflödet inom och runt organisationen fungerar på bästa sätt.

En viktig del i det här är att organisationen måste vara tydlig med hur dess uppdrag ser ut och på vilket sätt den ”levererar”, annars finns risken att omvärlden har felaktiga förväntningar på vad organisationen ska uträtta vilket i sin tur leder till besvikelser och ifrågasättanden.

Etiska riktlinjer för kommunikationsarbete

Sveriges Kommunikatörers har tagut fram en uppförandekod som omfattar alla medlemmar i Sveriges Kommunikatörer men även riktar sig till alla som arbetar med kommunikation, antingen i egenskap av professionell kommunikatör, eller där kommunikation utgör en viktig del av ett annat yrke. Du hittar denna uppförandekod här: https://www.sverigeskommunikatorer.se/kunskapsbank/artiklar/sveriges-kommunikatorers-uppforandekod/

Är alla medarbetare också kommunikatörer? Varför din roll i kommunikationen är viktigare än du tror

En del tänker sig att att all kommunikation är kommunikatörens ansvar. Men i dagens arbetsliv ligger faktiskt det här ansvaret på så gott som alla medarbetare. Här förklarar jag hur och varför varje person inom en organisation har ett kommunikativt ansvar.

Vad innebär det att vara en kommunikativ medarbetare?

I många organisationer förväntas medarbetarna att inte bara ”göra sitt jobb” utan också att vara aktiva i kommunikationen, både internt och externt. Det betyder att du som medarbetare måste söka information och ge feedback om du tycker att något är otydligt. Då bidrar du till en kultur av förtroende och bättre samarbete. Det är nämligen oerhört svårt för ledningen att veta om deras information går fram om de inte får respons.

Hur bygger medarbetare förtroende genom kommunikation?

I min serie blogginlägg har jag nu nått fram till den åttonde punkten i rapporten från Lunds universitet ”Kommunikativa offentliga organisationer – Strategisk kommunikation som bygger relationer och förtroende” där vikten av att bredda medarbetarnas kommunikationsroll betonas:

”Allt fler organisationer tycks inse medarbetarnas viktiga betydelse i organisationens kommunikation. Samtidigt är medarbetarnas kommunikativa ansvar och roller sällan särskilt tydligt definierade eller diskuterade i någon större utsträckning.”

Det som du som medarbetare säger behöver stämma överens med vad andra representanter för organisationen för fram. Det måste också stämma med det som står på organisationens hemsida och i sociala medier. Det innebär samtidigt att du som medarbetare bör påpeka för din organisation om du upplever att de gemensamma budskapen av någon anledning inte fungerar.

Kommunikatörens roll som coach i verksamhetsutvecklingen

Många kommunikatörer fungerar idag som verksamhetsutvecklare och coacher, med ansvar för att skapa en fungerande dialog i och runt organisationen. Detta arbete är avgörande i en samspelande och förtroendefull organisation, där varje medarbetares röst är viktig.

Bygg upp förtroendet för din organisation

Sjunde punkten i rapporten från Lunds universitet ”Kommunikativa offentliga organisationer – Strategisk kommunikation som bygger relationer och förtroende” heter Bygg organisationens förtroende inifrån! Den belyser något som är otroligt viktigt i en organisation: Att insidan måste vara likadan som utsidan.

Image beskriver hur organisationen vill bli uppfattad, profil hur organisationen vill vara och identitet hur organisationen verkligen är.

Dessa tre bör överensstämma med varandra. En trovärdig organisation är likadan på utsidan som på insidan. En viktig insikt blir då att det inte finns några vattentäta skott mellan intern och extern kommunikation. Om en representant för organisationen säger en sak, hemsidan en annan och sociala medier en tredje förlorar organisationen i trovärdighet.

Var sker en organisations kommunikation?

Tänk dig en organisation som inte kommunicerar alls. Inte med omvärlden. Inte med sina medarbetare. Helt enkelt. Inte. Alls.

Det skulle inte hända särskilt mycket i och omkring den organisationen, eller hur? Inga varor eller tjänster skulle bli sålda. Inget skulle kunna köpas in. Medarbetarna skulle inte ha en aning om vad de förväntades göra.

Tänk dig sedan en organisation som kommunicerar på ett fantastiskt sätt med både omvärld och invärld. Här händer mycket positivt. Samarbetet med omvärlden fungerar strålande och medarbetarna känner både mening och glädje.

Intern och extern kommunikation hör ihop

Många tänker på ”kommunikation” som ett verktyg för att bygga upp en bild av organisationen mot omvärlden. Men ”kommunikation” är dessutom hur organisationen fungerar ihop med sig själv. Vilka vägar informationen tar, vem som pratar med vem om vad. Dock är det tyvärr inte ovanligt att det finns ett glapp mellan ledningens syn och medarbetarnas upplevelser.

Det handlar alltså om att följa, stötta och utveckla verksamheten så att människor ska kunna nås av – eller själva hitta – den information som de behöver när de behöver den. De ska vara trygga i på vilket sätt de ska dela information med varandra. Här är det också viktigt att identifiera kunskapsluckor och upptäcka samarbetsglapp. Allt med syftet att få en i grunden bra verksamhet att fungera ännu bättre.

Glädje kreativitet kommunikation

Som mitt mantra: Glädje, kreativitet och kommunikation. I en organisation där kulturen är positiv och utvecklande, där medarbetarna är involverade och engagerade i målsättningarna, där är också arbetsglädjen störst. En sådan organisation har helt enkelt byggt upp sitt förtroende på ett bra sätt, och det brukar också synas i den ekonomiska redovisningen.

När problem av olika slag uppstår hjälper engagerade medarbetare till att hitta lösningar. De vet nämligen inte bara vad som är organisationens ”varför” utan de har också ett eget ”varför” knutet till sin yrkesroll.

Med andra ord är en viktig del av kommunikationsarbetet att stödja och utveckla medarbetarna. Så här står det i rapporten:

Åtgärder för att skapa internt förtroende, psykologisk trygghet, identifikation med och stolthet över organisationen tycks vara än viktigare för att skapa ett kommunikativt engagemang bland medarbetarna. Kommunikatörer har tillsammans med andra funktioner som HR en viktig roll i att skapa dessa förutsättningar, men det krävs också att ledningen och cheferna bidrar i det arbetet.