Hur många röster ska en organisation ha?

Efter ett sommaruppehåll är jag tillbaka med mina reflektioner kring slutrapporten från Lunds universitet, ”Kommunikativa offentliga organisationer – Strategisk kommunikation som bygger relationer och förtroende”. Idag vill jag diskutera rapportens sjätte punkt: ”Bejaka polyfoni!”

Vad innebär polyfoni?

Polyfoni, eller flerstämmighet, innebär att flera olika röster ska kunna göra sig hörda i en organisation. Det låter enkelt och till och med självklart, men hur uppnår vi detta i verkligheten? Olika organisationer har olika sätt att fungera, och gemensamt är att alla behöver ett fungerande samspel, både internt och med omvärlden. Här har kommunikationsarbetet en avgörande roll för att detta samspel ska fungera så smidigt som möjligt.

Utmaningen med organisationens budskap

En ofta förekommande diskussion handlar om organisationens budskap. Dessa är sällan enkla att formulera och ännu svårare att använda i vardagen. Dessutom behöver dessa budskap ofta utvärderas och omvärderas, eftersom både organisationen och dess omvärld är i ständig förändring.

Ska budskapen vara statiska eller dynamiska?

I vissa organisationer behandlas budskapen som om de vore huggna i sten; alla som kommunicerar eller producerar informationsmaterial förväntas återge dessa budskap nästan ordagrant, oavsett situation.

I organisationer där medarbetarna ges stort förtroende att tolka och förmedla budskapen på sitt eget sätt skapas en positiv känsla av ägarskap och engagemang. Detta kan leda till mer innovativa, kreativa och effektiva kommunikationsstrategier. Samtidigt är det viktigt att att medarbetarna har tillräcklig kunskap och stöd för att verkligen kunna representera sin organisation på ett professionellt sätt.

Polyfoni i praktiken: ett exempel

Trovärdighet är nyckeln, och den uppnås när du är sann mot dig själv och din roll. Det gäller både för organisationen som helhet och för varje enskild medarbetare. Du är mest trovärdig när du förklarar saker med dina egna ord och på ditt eget sätt.

Ett exempel på detta är från mitt arbete i en organisation där både jag och den högsta chefen ofta representerade organisationen utåt. Vi var överens om organisationens grundläggande budskap och dess samhällsbidrag. Men – våra presentationer var helt olika. Hans presentationer var strukturerade med punkter, diagram och flödesscheman, medan mina byggde på fotografier och några få illustrationer. Trots dessa skillnader förmedlade vi samma grundbudskap och gjorde det på sätt som kändes äkta för oss båda, vilket ökade vår trovärdighet.

En samstämmig flerstämmighet

Polyfoni innebär däremot inte att vem som helst får säga vad som helst. Det är fortfarande viktigt att organisationen framstår som samstämmig. När jag beskriver min organisation ska lyssnaren kunna känna igen detta på organisationens hemsida. Om det inte finns en överensstämmelse mellan vad jag säger och vad som står på hemsidan, minskar trovärdigheten både för mig och organisationen jag representerar.

Medarbetarnas ansvar i en polyfon organisation

Här kommer en annan viktig aspekt av polyfoni in: Alla medarbetare har ett ansvar att inte bara känna till organisationens budskap utan också att aktivt delta i utvecklingen av dessa budskap. Som rapporten konstaterar: ”Inte bara medarbetare, utan också kunder, medborgare och andra intressenter har ökade möjligheter att med sin röst bidra till idéer om vad organisationen är och står för.”

Eftersom både organisationen och dess omvärld ständigt förändras är det viktigt att vara uppmärksam och redo att justera budskapen när det behövs. Den som märker att något behöver förändras, ansvarar för att lyfta frågan, oavsett position inom organisationen. Till exempel är de som arbetar i kundtjänst ofta de första som möter kundernas reaktioner.

Vad har du för tankar kring polyfoni?

Hur fungerar polyfoni i praktiken? Har du egna erfarenheter eller tankar kring hur olika röster och perspektiv kan samverka? Dela med dig av dina tankar! Jag ser fram emot intressanta diskussioner i ämnet.